Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Herzlich Willkommen im Informationsportal für Vereine der Stadt Heidelberg. Hier finden Vereine auf einen Blick wichtige Informationen, Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, Vordrucke und Leitfaden zu vereinsrelevanten Themen. Unser Informationsportal soll stetig wachsen und an die Bedarfe und Fragen der Vereine angepasst werden. Helfen Sie uns dabei und teilen Sie uns Ihre Fragen, Probleme und Themenwünsche per Email mit.
Mehrweggebot
Bei Veranstaltungen, die auf Grundstücken oder in Einrichtungen der Stadt durchgeführt werden, dürfen Speisen und Getränke nur in pfandpflichtigen, wiederverwendbaren Verpackungen und Behältnissen ausgegeben werden. Soweit es sich um Grundstücke oder Verkaufsflächen handelt, die öffentlich-rechtlich gewidmet sind, sollten Mehrwegverpackungen und -behältnisse verwendet werden. Näheres zu dieser Vorgabe regelt der Bescheid, mit dem die Veranstaltung zugelassen wird. So schreibt es die Abfallwirtschaftssatzung der Stadt Heidelberg vor. (§ 4 der Abfallwirtschaftssatzung der Stadt Heidelberg).
Zur Umsetzung dieser Vorgabe bietet es sich an, entweder über den Caterer oder die Heidelberger Dienste gGmbH Mehrweggeschirr und ein Spülmobil zu leihen.
Abfalltrennung
Bei einem Fest fallen immer auch Abfälle an. Diese müssen getrennt gesammelt und entsorgt werden. So benötigen Verkaufsstände entsprechende Abfall- und Wertstoffbehälter. Hilfe und Informationen dazu erhalten die Anbieter bei der Abfallwirtschaft und Stadtreinigung Heidelberg unter der zentralen Telefonnummer 06221 58-29999.
Die Heidelberger "Partytonne"
Speziell für Veranstaltungen und Feste bietet die Stadt Heidelberg sogenannte Partytonnen an.
Reinigung der Veranstaltungsflächen
Nach und während einer Veranstaltung im öffentlichen Raum, wie beispielsweise Umzüge oder Straßenfeste, können Vereine zur Reinigung der Veranstaltungsfläche die Abfallwirtschaft und Stadtreinigung Heidelberg beauftragen. Die Abrechnung für diese Serviceleistung erfolgt nach Zeitaufwand.
Für die Beantragung und weitere Informationen steht Ihnen die Stadtreinigung Heidelberg unter der Telefonnummer 06221 58-29999 oder per E-Mail strassenreinigung@heidelberg.de zur Verfügung.
Absperrmaßnahmen bei Veranstaltungen
Im Rahmen des Genehmigungsverfahrens von Veranstaltungen auf öffentlichen Straßen und Plätzen, wie beispielsweise Straßenfesten, Wettläufen oder Umzügen, kann das Amt für Verkehrsmanagement der Stadt Heidelberg auf Antrag in einer verkehrsrechtlichen Anordnung das Aufstellen von Halteverbotsschildern, Absperrschranken oder -gittern, Warnbaken, zusätzliche Hinweiszeichen und Verkehrszeichen anordnen. Die Aufstellung muss analog der Vorgaben in der schriftlichen Verfügung erfolgen.
Vereine können mit der Umsetzung der verkehrsrechtlichen Anordnung die Abfallwirtschaft und Stadtreinigung Heidelberg beauftragen. Die Stadt stellt gemäß der schriftlichen Verfügung die benötigten Verkehrszeichen und die Absperrschranken vor Ort bereit. Die Vereine müssen am Veranstaltungstag die Straßen und Plätze jedoch selbst absperren. Die für die Veranstaltung benötigten Schilder, Absperrschranken und Warnbaken werden von der Stadt am nächsten Werktag nach der Veranstaltung wieder abgeholt. Defekte oder verlorengegangene Schilder oder andere zur Verfügung gestellte Materialien werden in Rechnung gestellt.
Pro Verkehrsschild, Absperrschranke, - gitter oder Warnbake fällt eine Leihgebühr in Höhe von 2 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer an. Die Arbeitsstunden zum Anliefern und Abholen der Beschilderung werden nach Aufwand berechnet.
Müssen im Rahmen einer verkehrsrechtlichen Anordnung nur Halteverbotsschilder aufgestellt werden, wird für eine Anzahl von bis zu fünf Schildern an einem Standort eine Pauschale in Höhe von 67,50 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer erhoben. Das Aufstellen von weiteren Schildern wird nach tatsächlichem Zeitaufwand und Anzahl der Schilder berechnet.
Vereine können für die Straßensperrung und die Beschilderung auch auf eigene Kosten eine Fachfirma beauftragen.
Die Verantwortung für die korrekte Durchführung und Aufrechterhaltung der Sperrung für die Dauer der Veranstaltung sowie die Überwachungspflicht obliegt dem Verein als Veranstalter und der beauftragten Fachfirma.
Für die Beantragung und weitere Informationen steht Ihnen der zentrale Kundenservice der Abfallwirtschaft und Stadtreinigung Heidelberg unter Telefon 06221 58-29999 oder per E-Mail an abfallwirtschaft@heidelberg.de zur Verfügung.
Sofern im Rahmen einer Veranstaltung sogenannte „fliegende Bauten“ zur Aufstellung kommen, beispielsweise Zelte größer als 75 Quadratmer, Bühnen größer als 100 Quadratmeter, Bühnen mit einem Dach höher als fünf Meter oder Fahrgeschäfte, ist dies unter Vorlage des Prüfbuches beim Amt für Baurecht und Denkmalschutz anzuzeigen. Die Prüfbücher mit gültiger Ausführungsgenehmigung sind spätestens zwei Werktage vor der Veranstaltung dem Amt für Baurecht und Denkmalschutz vorzulegen.
Im Rahmen der Veranstaltungsplanung sollte geprüft sein, ob eine solche Veranstaltung in der geplanten Örtlichkeit auch zulässig ist. Wenn Unklarheiten zur Zweckbestimmung bestehen, wenden Sie sich bitte an das Amt für Baurecht und Denkmalschutz.
Für Fragen und weitere Informationen steht Ihnen das Amt für Baurecht und Denkmalschutz unter der Telefonnummer 06221 58-25780 oder per E-Mail: bauaufsicht@heidelberg.de zur Verfügung.
Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der Europäischen Union ein einheitliches Datenschutzrecht. Diese inhaltlichen Anforderungen sind in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) enthalten, welche für die Praxis relevant ist. Neu ist hierbei insbesondere die Rechtsform, in der das neue Datenschutzrecht erlassen wurde. Diese Verordnung gilt nämlich unmittelbar in allen Mitgliedsstaaten der EU (Europäische Verordnung).
Neu ist auch, dass der europäische Gesetzgeber die Datenschutzaufsichtsbehörde ermächtigt, für Verstöße gegen diese Verordnung Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro zu verhängen. Gerade beim Umgang mit personenbezogenen Daten muss dafür gesorgt werden, dass es rechtskonform zugeht.
Viele nützliche Informationen und FAQs rund um den Datenschutz im Verein finden sich auf der Homepage des Landesdatenschutzbeauftragten Baden-Württemberg.
Die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) erhebt für Stadtfeste, Straßenfeste und sonstige Veranstaltungen im Freien eine Gebühr von 90,00 Euro je 500 Quadratmeter Veranstaltungsfläche und Tag.
Bei einer Flächenberechnung für "sonstige Veranstaltungen im Freien" wird nur die zur Veranstaltung zugängliche Fläche zugrunde gelegt.
Die aktuellen GEMA-Tarife finden Sie unter dem Link: www.gema.de/musiknutzer/tarife-formulare/
Genehmigung einer Veranstaltung
Für die Durchführung einer Veranstaltung im Stadtgebiet Heidelberg müssen Vereine bei der Nutzung öffentlicher Flächen zunächst einen schriftlichen Antrag auf Sondernutzung stellen. Hier gibt es den entsprechenden Online-Antrag auf Genehmigung einer Veranstaltung des Ordnungsamtes der Stadt Heidelberg.
Bitte reichen Sie das Antragsformular rechtzeitig, mindestens vier Wochen vor Beginn der geplanten Veranstaltung beim Bürger- und Ordnungsamt ein. Bei größeren Veranstaltungen sollte der Antrag mindestens 6 Wochen vor Beginn der geplanten Veranstaltung eingereicht werden, da im Rahmen des Genehmigungsverfahrens gegebenenfalls noch weitere Fachämter (beispielsweise das Amt für Mobilität, die Feuerwehr oder das Landschaftsamt) sowie verschiedene Behörden (beispielsweise die Polizei oder das Regierungspräsidium) beteiligt werden müssen.
Sofern die Veranstaltung auf einer öffentlichen Fläche stattfinden soll oder sich durch die Veranstaltung Auswirkungen auf den öffentlichen Straßenraum ergeben, ist dies unbedingt im Antrag anzugeben. Soll eine Veranstaltung auf einem Privatgelände stattfinden, ist beim jeweiligen Grundstücksbesitzer eine Erlaubnis einzuholen und die Nutzungsvereinbarung in Kopie vorzulegen.
Gestattung
Bietet ein Verein im Rahmen einer öffentlichen Veranstaltung (z.B. Fest, Sport- oder Kulturveranstaltung), alkoholische Getränke zum Verkauf an, ist unbedingt ein Antrag auf eine Gestattung nach dem Gaststättengesetz (Schankerlaubnis) zu stellen. Diese reine Schankerlaubnis oder die Schankerlaubnis im Zusammenhang mit einer Sondernutzung öffentlicher Fläche ist ebenfalls im Online-Antrag auf Genehmigung einer Veranstaltung zu beantragen. Wer ohne eine entsprechende Gestattung alkoholische Getränke zum Verkauf anbietet, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bestraft werden.
Für die Anforderung der Antragsformulare, Fragen und weitere Informationen steht Ihnen das Ordnungsamt per E-Mail: bürgeramt-veranstaltungen@heidelberg.de zur Verfügung.
Vereins- und Straßenfeste sind feste Bestandteile des öffentlichen Lebens in Heidelberg. Werden im Rahmen dieser öffentlichen Veranstaltungen Speisen und Getränke zum Verkauf angeboten, sind bestimmte Hygienevorschriften zu beachten. Meist sind es ehrenamtlich tätige Privatpersonen, die mit der Herstellung und der Ausgabe der Speisen und Getränke betraut sind. Gerade der Umgang mit und die Ausgabe von Lebensmitteln hat eine erhebliche Bedeutung. Hygienefehler können insbesondere bei älteren oder immungeschwächten Menschen und Kleinkindern zu schwerwiegenden teilweise sogar lebensbedrohlichen Erkrankungen führen. Bei Straßen- und Vereinsfesten kann dabei auch sehr schnell ein größerer Personenkreis betroffen sein. Verstöße gegen Lebensmittelhygienevorschriften können strafrechtliche Folgen haben. Daher ist es besonders wichtig, dass Vereine und die Personen, die für die Herstellung sowie die Ausgabe von Speisen und Getränken verantwortlich sind, entsprechend geschult werden.
Die Stadt Heidelberg bietet kostenlos Beratungen für Vereine an. Bei Fragen zum Thema Lebensmittelhygiene oder bei Schulungsbedarf können Sie sich gerne an Petra Schindler beim Bürger- und Ordnungsamt unter der Telefon: 06221 58-17111 oder per E-Mail: veterinaeramt@heidelberg.de wenden.
Die Broschüre Feste sicher feiern des Bundesministeriums für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat ist eine empfehlenswerte Leitlinie in Sachen Lebensmittelhygiene und kann kostenfrei heruntergeladen werden.
Für die Eintragung eines Vereins in das Vereinsregister bedarf es eines Antrags zur Eintragung der Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl, welcher beim zuständigen Registergericht (für Heidelberg ist das Amtsgericht Mannheim zuständig)
in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden muss. Für die öffentliche Beglaubigung müssen sich Vereine an eine Notarin/ einen Notar wenden. Für Vereine mit Sitz in Heidelberg übernimmt auch der sogenannte Ratsschreiber diese Funktion. Bitte vorab Termin vereinbaren unter Telefonnummer 5824290 oder 5824310.
Über die Suchfunktion auf der Webseite der Bundesnotarkammer finden Vereine eine Notarkanzlei in ihrer Nähe.
Wer einen Verein gründen will, muss die rechtlichen Bestimmungen kennen: Was muss in der Satzung stehen, wie setzt sich der Vorstand zusammen und wie muss ein Verein ordnungsgemäß angemeldet werden? Der Rechtswegweiser zum Vereinsrecht des Justizministeriums gibt Antwort auf die Fragen, die mit einer Vereinsgründung zusammenhängen.
Hier finden Sie weitere Informationen Rechtswegweiser zum Vereinsrecht
Wie alle Körperschaften genießen auch Vereine im Steuerrecht besondere Vorteile, wenn sie steuerbegünstigt sind -also einen gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zweck verfolgen. Die Voraussetzungen, unter denen eine Körperschaft als steuerbegünstigt anerkannt werden kann, sind in der Bundesabgabenordnung (BAO) geregelt. Sich mit dem Steuerrecht auseinanderzusetzen ist für viele Vereine jedoch eine schwierige Angelegenheit und wirft viele Fragen auf wie beispielsweise welche Zwecke sind denn eigentlich steuerbegünstigt, welche Satzungsbestimmungen sind notwendig, wie ist die Geschäftsführung zu gestalten oder welche Nachweise sind zu führen?
Heidelberger Vereine können sich mit ihren Fragen zur Vereinsbesteuerung an den Vereinsbeauftragten beim Finanzamt Heidelberg wenden. Auf der Homepage des Finanzamt Heidelberg finden Vereine außerdem weitere wichtige Informationen.
Die Broschüre Steuertipps für gemeinnützige Vereine des Ministerium für Finanzen Baden-Württemberg ist eine empfehlenswerte Leitlinie in Sachen Steuerrecht und Gemeinnützigkeit und kann online kostenlos bestellt oder heruntergeladen werden.
Wer Veranstaltungen und Feste organisiert, kann sich bei der Abfallwirtschaft und Stadtreinigung Heidelberg einen oder mehrere Toilettenwagen anmieten.
Generell muss bei der Planung einer Veranstaltung immer vorab geprüft werden, ob die nötigen Wasser- und Stromanschlussmöglichkeiten vorhanden sind.
Fragen und weitere Informationen erhält man bei der Schlossereiwerkstatt der Abfallwirtschaft und Stadtreinigung Heidelberg unter den Telefonnummern 06221 58-29280 oder 58-29260 und per E-Mail an abfallwirtschaft@heidelberg.de.
Ein Toilettenwagen kann im Voll- oder im Teilservice bestellt werden
Vollservice
Im Vollservice wird der Toilettenwagen von der Stadt an den Veranstaltungsort gebracht, angeschlossen und nach Ende der Veranstaltung zu einem vereinbarten Zeitpunkt wieder abgeholt. Die Bestellung erfolgt über das Formular Toilettenwagen Bestellung im Vollservice (39 KB). Bitte ausfüllen und per E-Mail an schlosserei@heidelberg.de oder per Fax an 06221 58-29900 zurücksenden.
Teilservice
Im Teilservice muss der Toilettenwagen selbst bei der Abfallwirtschaft und Stadtreinigung Heidelberg in der Hardtstraße 2, Heidelberg-Kirchheim, abgeholt, am Aufstellort angeschlossen sowie zu einem vereinbarten Zeitpunkt nach Ende der Veranstaltung gereinigt zurückgebracht werden. Die Bestellung erfolgt über das Formular Toilettenwagen Bestellung im Teilservice (39 KB). Bitte ausfüllen und per E-Mail an schlosserei@heidelberg.de oder per Fax an 06221 58-29900 zurücksenden.
Informationen zum Datenschutzhinweis für die Toilettenwagen (27 KB).
Wichtige allgemeine Hinweise
Sanitäranlagen sollten möglichst mit fließendem Kaltwasser, Flüssigseife, einer ausreichenden Menge an Einmalhandtüchern und Toilettenpapier sowie einem Abfallkorb ausgestattet sein. Die Toiletten müssen regelmäßig gereinigt werden. Die Reinigung ist zu dokumentieren. Aus hygienischen Gründen dürfen Helferinnen und Helfer, die für die Toilettenreinigung eingeteilt sind, nicht bei der Ausgabe von Speisen und Getränken eingesetzt werden.
Im Vereinsregister werden Neueintragungen, sämtliche Änderungen und Löschungen vermerkt.
Wenn ein Verein bereits im Vereinsregister eingetragen ist, müssen folgende Änderungen zur Eintragung angemeldet werden:
Eine Neuwahl des vertretungsberechtigten Vorstands (z.B. nach Ende seiner Amtszeit).
Das Ausscheiden eines eingetragenen Vorstandsmitglieds (z.B. durch einen Rücktritt).
Jede Satzungsänderung (diese werden erst mit Eintrag in Vereinsregister wirksam).
Kontaktformulare, wichtige Hinweise und Antworten auf die Fragen:
Welche Vereine im Vereinsregister eingetragen werden?
Wie wird ein Verein beim Registergericht eingetragen?
Gründungsvoraussetzungen – Was muss dem Registergericht mit der Anmeldung vorgelegt werden?
In welcher Form müssen die zur Eintragungen in das Vereinsregister erforderlichen Unterlagen vorgelegt werden?
Weitere Informationen finden Sie im Vereinsregister Mannheim
Ihr Verein oder gemeinnützige Organisation sucht eine repräsentative Räumlichkeit für Vereinstreffen, Tagungen, Festlichkeiten, Musikdarstellung und vieles mehr. Die Stadt Heidelberg bietet Vereinen und gemeinnützigen Organisationen die Möglichkeit, für Veranstaltungen Räumlichkeiten oder Veranstaltungsorte anzumieten. Manchmal kann es eine Herausforderung sein, die passende Location zu finden.
Im Folgenden finden Sie eine Auswahl von städtischen Veranstaltungsorten, Räumlichkeiten und Einrichtungen, die für ehrenamtliche Zwecke zur Verfügung stehen.
Bitte kontaktieren Sie die jeweiligen Träger um die genauen Bedingungen zu erfragen. Ein Rechtsanspruch auf Gewährung von Leistungen besteht nicht.
Die Anmietung von Räumlichkeiten finden Sie unter folgenden Links:
Veranstaltungsorte im Freien finden Sie unter folgenden Links:
Veranstaltungsorte für Musikdarstellungen finden Sie unter folgendem Link:
Die Stadtteilvereine tragen wesentlich zur Stadtteilidentität bei. Gelebt wird sie etwa bei Nachbarschaftstreffs oder den beliebten Stadtteilfesten. Hier lohnt sich die Anfrage bei jeweiligen Stadtteilverein. Manche bieten die Möglichkeit, Räumlichkeiten anzumieten.
Vereine können auch über das Amt für Liegenschaften und Konversion, nach Verfügbarkeit, städtische Gebäude, Räume oder Garagen anzumieten oder Grundstücke pachten. Die Vermietung/ Verpachtung erfolgt gegen Entgelt über einen Miet- oder Pachtvertrag. Da das Kontingent von Miet- und Pachtobjekten leider begrenzt ist, gibt es die Möglichkeit, sich unverbindlich auf eine Warteliste setzen zu lassen.
Für weitere Informationen und Fragen können sich Vereine an folgende Kontaktpersonen wenden:
Sekretariat Amt für Liegenschaften und Konversion
Telefon: 06221 58-15000
E-Mail: liegenschaftsamt@heidelberg.de
Veranstalter-Haftpflichtversicherung
Ist die Stadt Heidelberg Ausrichter oder Mit-Ausrichter einer Veranstaltung eines Stadtteilvereines oder steht eine Veranstaltung eines Stadtteilvereins unter der Schirmherrschaft des Herrn Oberbürgermeisters, so genießen die Mitglieder des beteiligten Stadtteilvereins Versicherungsschutz über die Stadt Heidelberg für Auf- und Abbauarbeiten sowie für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Auch weitere beteiligte Personengruppen und Vereine, die vom Ausrichter mit Aufgaben betraut werden, sind mitversichert. Ausgenommen sind Schausteller, sonstige selbstständige Unternehmerinnen und Unternehmer und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Besucherinnen und Besucher der Veranstaltungen.
Haftpflichtversicherung für Brauchtumsveranstaltungen
Für die Brauchtumsveranstaltungen in den Stadtteilen (zum Beispiel Kerwe, Faschingsumzug usw.) besteht für die Veranstalter und Organisatoren, auch ohne direkte Beteiligung der Stadt, eine Haftpflichtversicherung über die Stadt Heidelberg für Auf- und Abbauarbeiten sowie für Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Ausgenommen sind Schausteller, sonstige selbstständige Unternehmerinnen und Unternehmer und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Besucherinnen und Besucher der Veranstaltungen.
Für Fragen und weitere Informationen zur Veranstalter-Haftpflichtversicherung der Stadt Heidelberg und zur Versicherung von Brauchtumsveranstaltungen können Sie sich gerne beim Rechtsamt per Telefon: 06221 58-16090 oder per E-Mail: Nadja.Huth@Heidelberg.de wenden.
Vereinshaftpflichtversicherung
Eine Vereinshaftpflichtversicherung schützt einen Verein und seine Mitglieder vor Schadenersatzansprüchen Dritter. Die private Haftpflichtversicherung der einzelnen Vorstände und Mitglieder haftet bei Schäden aus der Vereinstätigkeit in der Regel nicht. Es lohnt sich daher für Vereine, sich mit dem Thema Haftpflichtversicherung ausführlich auseinanderzusetzen und zu überprüfen, ob eine Vereinshaftpflichtversicherung abgeschlossen werden sollte oder bereits besteht. Wenn ja, ist es besonders wichtig, dass die jeweilige Police zur Vereinstätigkeit und zum Vereinszweck passt. Viele Versicherungsunternehmen bieten bereits Vereinshaftpflichtversicherungen an, die dann auch bei Mietsachschäden und bei vereinsinternen Veranstaltungen und Versammlungen greift.
